Russian Federation
UDK 004.4 Программные средства
The article raises the problem of the need to develop specialized software for internal communication of employees of a construction company. The general vision of the program is defined, the main functional requirements are formulated and the software architecture of the system is developed. The resulting system is a cross-platform Web application that allows the exchange of information in various forms (text, audio, video). The current project, after clarifications, allows you to proceed to the preparation of a technical specification, and then to the development of a software product.
communication, communication, motivation enhancement, project management, application architecture, client-server architecture, messengers
Введение
Внутренние коммуникации являются важной частью строительной организации, поддерживающее её бизнес-функции и призванные решать стратегические задачи построения эффективной системы взаимодействия между подразделениями и сотрудниками [1, 2]. Одной составляющей коммуникаций является обмен информацией, который в современном мире эффективно невозможно осуществлять без использования различных программ и сервисов. Проблема заключается в том, что в основном эти программы и сервисы взаимодействия создавались для личного общения и использование их в организации, в том числе и строительной, приводит к значительным проблемам в коммуникации сотрудников [1-4]. На данный момент основными видами коммуникаций являются: 1) электронная почта; 2) корпоративный портал; 3) IP-телефония; 4) службы мгновенного обмена сообщениями; 5) социальные сети. Все эти технологии не предоставляют необходимых инструментов для взаимодействия сотрудников, а только для личного. Например, группа сотрудников решит обсудить важный вопрос, но который будет интересен только этой группе. Остальные сотрудники будут вынуждены получать оповещения, о каждом новом сообщении, во время этой дискуссии, а также и документы будут приходить всем. Другой пример, один из сотрудников решит завязать неформальное общение на отвлечённую от работы тему, однако опять, все сотрудники будут вынуждены принимать участие в нём даже в ночное время. К этому можно добавить, что некоторые программы обмена сообщениями любят хранить документы не у себя, а на устройстве пользователя, что приводит к эго захламлению и небезопасно [2, 3].
В рамках имеющихся программных средств не представляется возможным решить возникающие коммуникационные проблемы [4-6].
Поэтому было принято решение выполнить проектирование системы коммуникации строительной организации, исправляющей вышеописанные недостатки.
Объекты и методы исследования
Предполагается, что система коммуникации будет представлять собой комплекс ПО, позволяющее вести эффективный обмен сообщениями и документами между сотрудниками строительной организации.
Для преодоления описанных выше проблем система коммуникации должна решать следующие задачи коммуникации:
- своевременное и полное информирование сотрудников;
- развитие горизонтальных связей между ними;
- устранение внутренних факторов, негативно влияющих на развитие строительной компании;
- увеличение показателей вовлеченности сотрудников в работу;
- повышение эффективности труда;
- получение руководством обратной связи от сотрудников. [5, 7]
Результатом работы программы будет налаженная эффективная коммуникация между отдельными сотрудниками и целыми отделами строительной компании.
Для создания электронной системы взаимодействия в организации необходимо выделить ряд требований, которыми она должна обладать:
- Для каждого отдела организации можно создать свою беседу (чат-комнату).
- Беседы могут быть как открытые, доступные каждому сотруднику, так и закрытые, доступные только ограниченному кругу сотрудников организации.
- Вся переписка сотрудников внутри отдела ведётся в своей беседе.
- Любой сотрудник может заходить в открытую беседу.
- Если какой-то вопрос требует дополнительного обсуждения, то можно создать отдельную ветвь переписки исключительно по этому вопросу.
- Поддержка системой графических пиктограмм (эмоций) для уточняющего экспрессивно-интонационального окраса высказывания, а также выражающие различные профессиональные понятия [7].
- Возможность гибко настраивать получение оповещений. Например, только из беседы своего отдела или только при своём упоминании.
- Должно быть две специальные беседы. Первая только важные сообщения для всех, а вторая для неформального общения.
- Встроены некоторые важные для работы команды решения. Например, канбан-доски — для распределения задач по сотрудникам, контрольные списки — для стандартных периодических задач и календарный график для планирования проектных работ [9,11].
- Возможность создавать пользователей гостей.
- Наличие системы аутентификации и авторизации.
- Возможность совершать, как обыкновенные звонки, так и видео вызовы.
- Проведение видеоконференций для приглашённых сотрудников.
- Должно быть хранилище документов [8].
- Геймификация.
Результаты исследований
Созданная система должна иметь клиент-серверную архитектуру, где тонким клиентом является Web-страница, доступная через браузер, в случае использования сотрудником ПК и мобильного приложения в случае использования сотрудником мобильного устройства. Серверная часть должна быть реализована в виде Web-сервера и для хранения БД должна быть использована СУБД [7]. Такая реализация позволит системе быть максимально доступной и удобной для сотрудников строительной организации [10].
Для реализации подобной архитектуры система коммуникации должна состоять из следующих частей:
- Пользовательский интерфейс.
- Web-сервер, на котором будет реализована основная логика коммуникации.
- Сервер СУБД, где будут храниться пересылаемые сообщения, настройки, ссылки на документы и профили сотрудников.
- Хранилище данных, где будут расположены документы и другие файлы загружаемые сотрудниками компании.
В качестве языка Web-страницы предполагается использовать HTML, JavaScript/CSS. Серверная часть реализуется на языке Go, а мобильный клиент на Kotlin [11].
Модель проектируемой системы коммуникации представлена на рис. 1.
Рис. 1. Модель архитектуры ПО системы коммуникации сотрудников
Для налаживания коммуникации между сотрудниками в приложении надо:
- Создать профили сотрудников.
- Для каждого отдела создать свою беседу.
- Настроить службу уведомлений в каждой беседе.
- Настроить видимость в каждой беседе.
- Каждый сотрудник должен установить себе на ПК и мобильное устройство клиентское приложение.
Выводы
Проект ПО, предложенный в тексте данной статьи, позволит реализовать практическое применение организационной модели взаимодействия между сотрудниками строительной компании. Позволит повысить эффективность труда и вовлеченность сотрудников.
Дальнейшие действия подразумевают уточнение технических параметров создаваемой системы и создание программной реализации, которая позволит на практике создать эффективную среду взаимодействия между сотрудниками строительной компании.
1. Reshetnikov N. Why internal communications in an organization are needed and how to build them [Electronic resource] // Huntflow Magazine : [website] [2015]. URL: https://huntflow.ru/blog/internal-communications/?ysclid=lple5klg59779590845 (date of application: 25.11.2023).
2. Patrick Lencioni. Why not everyone likes to go to work. - M.: Mann, Ivanov and Ferber, 2017-256 p. ISBN 978-5-00100-644-2.
3. Tatiana Endeko. March of enthusiasts. Or how to increase staff engagement.- M.: Sputnik, 2017-223 p. ISBN 978-5-9973-4555-6.
4. Decree of the Government of the Russian Federation dated October 31, 2022 No. 3268-r. Strategy for the development of the construction industry and housing and communal services of the Russian Federation for the period up to 2030 with a forecast up to 2035 [Rasporjagenie Pravitelstva Rossijskoj Federacii ot 31 October 2022 № 3268-r. Srategija razvitija stroitelnoj orasli i jilishno-kommunalnogo hosjaistva Rossijskoj Federacii na period do 2030 goda s prognozom do 2035 goda]
5. Shilov L., Evtushenko S., Arkhipov D., Shilova L. The prospects of information technology using for the analysis of industrial buildings defects / VII International Scientific Conference “Integration Partnership and Innovation in Construction Science and Education” (IPCSE 2020) 11th -14th November 2020, Tashkent, Uzbekistan // (2021) IOP Conf. Series: Materials Science and Engineering 1030 (1) 012039. doihttps://doi.org/10.1088/1757-899X/1030/1/012039
6. Shutova M.N., Varenica A.P., Evtushenko S.I., Podekrebalin A.S. Application of the 3D scanning method when performing measurement works of industrial and non-industrial objects [Primenenie metoda 3D skanirovaniya pri vypolnenii obmernych rabot obektov proizvodstvennogo I neproizvodstvennogo naznacheniya] // Construction and architecture. - 2022. - vol. 10, Issue 2 (35). - p. 76-80. doi:https://doi.org/10.29039/2308-0191-2022-10-2-76-80 (In Russian)
7. Puchenkov I.S., Evtushenko S.I. Creating an information model of a building in a shared data environment [Sozdanie informacionnoj modeli zdaniya v srede obstchich dannych] // Construction and architecture. - 2021. - Vol/ 9, Issue 1 (30). - p. 46-50. doi:https://doi.org/10.29039/2308-0191-2021-9-1-46-50 (In Russian)
8. Evtushenko S.I., Ostashev R.V. Development of IFC mapping for unloading information models of architectural solutions [Razrabotka IFC mappinga dlya vygruzki informacionnych modeley architekturnych reshenij] // Construction and architecture. - 2022. - Vol. 10, Issue 2 (35). - p. 91-110. doi:https://doi.org/10.29039/2308-0191-2022-10-2-91-110 (In Russian)
9. Ostashev R.V., Evtushenko S.I. Analysis of a plug-in for communication of building information models Direct Link [Analiz plagina dlya svyazi informacionnych modeley zdaniy Direct Link] // Information technologies in the survey of operated buildings and structures: materials of the XIX International Scientific and Technical conf., Novocherkassk 22-23 oct. 2020./ Platov South-Russian state polytechnic university (NPI).- Novocherkassk: Lik Publ., 2020.- p. 9-13. (In Russian)
10. Ulanov A.V., Evtushenko S.I. Problems and solutions of using BIM technologies in window design // In the collection: BIM modeling in construction and architecture tasks. Materials of the III International Scientific and Practical Conference. 2020. pp. 286-295.
11. Evtushenko S.I., Krahmalny T.A., Lepikhova V.A., Kuchumov M.A. The information technologies use at difficult technical objects condition control // IOP Conference Series: Materials Science and Engineering. The International Scientific Conference “Construction and Architecture: Theory and Practice for the innovation Development” (CATPID-2019). 2019. P. 066017.
